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Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Eintrag

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Eintrag »Schulfunk«

📄 Hinweis:Word-Version: VorlageVVT_Eintrag_Schulfunk.docx

Eintrag für den Eintrag, den der Verantwortliche (Schule / OGS) in sein eigenesdas Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen gemäß Art. 30 Abs. 1 DSGVO aufnimmt. Bitte an die eigenen Strukturen anpassen.DSGVO.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Digitale Kommunikation mit Schulfunk – interne und externe Mitteilungen, Anwesenheits- und Krankmeldungsmanagement.

2. Verantwortlicher

{{Name des Schulträgers bzw. OGS-Trägers}} {{Anschrift}} vertreten durch {{Name, Funktion}}

3. Datenschutzbeauftragte/r

{{Name, Anschrift, E-Mail}}

4. Auftragsverarbeiter

Empennage – Inhaber Philipp Wolters Winzerstr. 117, 53129 Bonn {{kontakt@empennage.de}} (AVV vom {{Datum}} liegt vor.)

5. Zwecke der Verarbeitung

  • Organisation und Durchführung der schulischen und außerschulischen Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsaufgaben
  • Sicherstellung der Aufsichtspflicht (Anwesenheitserfassung, Krankmeldungen)
  • Information und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden sowie zwischen Mitarbeitenden und Sorgeberechtigten

6. Kategorien betroffener Personen

  • Schülerinnen und Schüler / OGS-Kinder
  • Sorgeberechtigte
  • Mitarbeitende der Schule und der OGS
  • Externe (z. B. AG-Leitungen)

7. Kategorien personenbezogener Daten

  • Stammdaten Kind: Vor- und Nachname, Klasse/Gruppe
  • Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten, Krankmeldungen (ggf. Gesundheitsangaben durch Eltern – Art. 9 DSGVO)
  • Stammdaten Sorgeberechtigte: Vor- und Nachname, E-Mail, ggf. Telefon
  • Stammdaten Mitarbeitende: Vor- und Nachname, dienstliche E-Mail, Rolle
  • Kommunikationsinhalte und Metadaten (Zeitstempel, Lesebestätigungen)

8. Kategorien von Empfängern

  • Mitarbeitende des Verantwortlichen mit entsprechender Rollenberechtigung
  • Sorgeberechtigte (nur für Mitteilungen, die sie betreffen)
  • Auftragsverarbeiter Empennage (im Rahmen des AVV)
  • Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH (als Unterauftragsverarbeiter)

9. Übermittlung an Drittländer / internationale Organisationen

Keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR vorgesehen.

10. Rechtsgrundlage

  • Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 120 Abs. 1, 5 SchulG NRW und KiBiz NRW – Aufgabenerfüllung in öffentlichem Interesse
  • Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO für gegebenenfalls anfallende Gesundheitsangaben in Krankmeldungen (Erforderlichkeit im Rahmen der Aufsichtspflicht)
  • Soweit Mitarbeitendendaten betroffen sind: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 18 DSG NRW (Beschäftigtendatenschutz)

11. Vorgesehene Löschfristen

Datenkategorie Frist
Stammdaten Kind / Sorgeberechtigte Ende des Schuljahres, in dem das Kind die Einrichtung verlässt, + 1 Schuljahr
Anwesenheits-/Krankmeldungsdaten Ende des Schuljahres + 1 Jahr
Kommunikationsinhalte 6 Monate ab Erstellung (rollierende Löschung), sofern nicht länger erforderlich
Stammdaten Mitarbeitende Bis 1 Monat nach Ausscheiden
Audit-Logs 90 Tage

12. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Siehe Anlage 1 des AVV mit Empennage. Wesentliche Maßnahmen:

  • Serverstandort Deutschland (Hetzner)
  • TLS-Verschlüsselung bei Übertragung
  • Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
  • Authentifizierung mit starkem Passwort, optional 2FA
  • Tägliche verschlüsselte Backups
  • Protokollierung administrativer Zugriffe

Dokumentversion: v1 · Stand: {{Datum}} · Vorlage, bitte an die eigenen Strukturen anpassen.

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