Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Eintrag

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Eintrag »Schulfunk«

📄 Word-Version: VVT_Eintrag_Schulfunk.docx

Eintrag für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen gemäß Art. 30 Abs. 1 DSGVO.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Digitale Kommunikation mit Schulfunk – interne und externe Mitteilungen, Anwesenheits- und Krankmeldungsmanagement.

2. Verantwortlicher

{{Name des Schulträgers bzw. OGS-Trägers}} {{Anschrift}} vertreten durch {{Name, Funktion}}

3. Datenschutzbeauftragte/r

{{Name, Anschrift, E-Mail}}

4. Auftragsverarbeiter

Empennage – Inhaber Philipp Wolters Winzerstr. 117, 53129 Bonn {{kontakt@empennage.de}} (AVV vom {{Datum}} liegt vor.)

5. Zwecke der Verarbeitung

• Organisation und Durchführung der schulischen und außerschulischen Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsaufgaben
• Sicherstellung der Aufsichtspflicht (Anwesenheitserfassung, Krankmeldungen)
• Information und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden sowie zwischen Mitarbeitenden und Sorgeberechtigten

6. Kategorien betroffener Personen

• Schülerinnen und Schüler / OGS-Kinder
• Sorgeberechtigte
• Mitarbeitende der Schule und der OGS
• Externe (z. B. AG-Leitungen)

7. Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten Kind: Vor- und Nachname, Klasse/Gruppe
• Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten, Krankmeldungen (ggf. Gesundheitsangaben durch Eltern – Art. 9 DSGVO)
• Stammdaten Sorgeberechtigte: Vor- und Nachname, E-Mail, ggf. Telefon
• Stammdaten Mitarbeitende: Vor- und Nachname, dienstliche E-Mail, Rolle
• Kommunikationsinhalte und Metadaten (Zeitstempel, Lesebestätigungen)

8. Kategorien von Empfängern

• Mitarbeitende des Verantwortlichen mit entsprechender Rollenberechtigung
• Sorgeberechtigte (nur für Mitteilungen, die sie betreffen)
• Auftragsverarbeiter Empennage (im Rahmen des AVV)
• Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH (als Unterauftragsverarbeiter)

9. Übermittlung an Drittländer / internationale Organisationen

Keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR vorgesehen.

10. Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 120 Abs. 1, 5 SchulG NRW und KiBiz NRW – Aufgabenerfüllung in öffentlichem Interesse
• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO für gegebenenfalls anfallende Gesundheitsangaben in Krankmeldungen (Erforderlichkeit im Rahmen der Aufsichtspflicht)
• Soweit Mitarbeitendendaten betroffen sind: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 18 DSG NRW (Beschäftigtendatenschutz)

11. Vorgesehene Löschfristen

Datenkategorie	Frist
Stammdaten Kind / Sorgeberechtigte	Ende des Schuljahres, in dem das Kind die Einrichtung verlässt, + 1 Schuljahr
Anwesenheits-/Krankmeldungsdaten	Ende des Schuljahres + 1 Jahr
Kommunikationsinhalte	6 Monate ab Erstellung (rollierende Löschung), sofern nicht länger erforderlich
Stammdaten Mitarbeitende	Bis 1 Monat nach Ausscheiden
Audit-Logs	90 Tage

12. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Siehe Anlage 1 des AVV mit Empennage. Wesentliche Maßnahmen:

• Serverstandort Deutschland (Hetzner)
• TLS-Verschlüsselung bei Übertragung
• Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
• Authentifizierung mit starkem Passwort, optional 2FA
• Tägliche verschlüsselte Backups
• Protokollierung administrativer Zugriffe

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Dokumentversion: v1 · Stand: {{Datum}}