Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Eintrag Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Eintrag »Schulfunk« 📄 Word-Version: VVT_Eintrag_Schulfunk.docx Eintrag für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen gemäß Art. 30 Abs. 1 DSGVO. 1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit Digitale Kommunikation mit Schulfunk – interne und externe Mitteilungen, Anwesenheits- und Krankmeldungsmanagement. 2. Verantwortlicher {{Name des Schulträgers bzw. OGS-Trägers}} {{Anschrift}} vertreten durch {{Name, Funktion}} 3. Datenschutzbeauftragte/r {{Name, Anschrift, E-Mail}} 4. Auftragsverarbeiter Empennage – Inhaber Philipp Wolters Winzerstr. 117, 53129 Bonn {{kontakt@empennage.de}} (AVV vom {{Datum}} liegt vor.) 5. Zwecke der Verarbeitung Organisation und Durchführung der schulischen und außerschulischen Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsaufgaben Sicherstellung der Aufsichtspflicht (Anwesenheitserfassung, Krankmeldungen) Information und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden sowie zwischen Mitarbeitenden und Sorgeberechtigten 6. Kategorien betroffener Personen Schülerinnen und Schüler / OGS-Kinder Sorgeberechtigte Mitarbeitende der Schule und der OGS Externe (z. B. AG-Leitungen) 7. Kategorien personenbezogener Daten Stammdaten Kind: Vor- und Nachname, Klasse/Gruppe Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten, Krankmeldungen (ggf. Gesundheitsangaben durch Eltern – Art. 9 DSGVO) Stammdaten Sorgeberechtigte: Vor- und Nachname, E-Mail, ggf. Telefon Stammdaten Mitarbeitende: Vor- und Nachname, dienstliche E-Mail, Rolle Kommunikationsinhalte und Metadaten (Zeitstempel, Lesebestätigungen) 8. Kategorien von Empfängern Mitarbeitende des Verantwortlichen mit entsprechender Rollenberechtigung Sorgeberechtigte (nur für Mitteilungen, die sie betreffen) Auftragsverarbeiter Empennage (im Rahmen des AVV) Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH (als Unterauftragsverarbeiter) 9. Übermittlung an Drittländer / internationale Organisationen Keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR vorgesehen. 10. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 120 Abs. 1, 5 SchulG NRW und KiBiz NRW – Aufgabenerfüllung in öffentlichem Interesse Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO für gegebenenfalls anfallende Gesundheitsangaben in Krankmeldungen (Erforderlichkeit im Rahmen der Aufsichtspflicht) Soweit Mitarbeitendendaten betroffen sind: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 18 DSG NRW (Beschäftigtendatenschutz) 11. Vorgesehene Löschfristen Datenkategorie Frist Stammdaten Kind / Sorgeberechtigte Ende des Schuljahres, in dem das Kind die Einrichtung verlässt, + 1 Schuljahr Anwesenheits-/Krankmeldungsdaten Ende des Schuljahres + 1 Jahr Kommunikationsinhalte 6 Monate ab Erstellung (rollierende Löschung), sofern nicht länger erforderlich Stammdaten Mitarbeitende Bis 1 Monat nach Ausscheiden Audit-Logs 90 Tage 12. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) Siehe Anlage 1 des AVV mit Empennage. Wesentliche Maßnahmen: Serverstandort Deutschland (Hetzner) TLS-Verschlüsselung bei Übertragung Rollenbasiertes Berechtigungskonzept Authentifizierung mit starkem Passwort, optional 2FA Tägliche verschlüsselte Backups Protokollierung administrativer Zugriffe Dokumentversion: v1 · Stand: {{Datum}}