Eltern-Info-Brief (Art. 13 DSGVO)

Information über die Nutzung von Schulfunk

Hinweise nach Art. 13 DSGVO an die Sorgeberechtigten

📄 Word-Version (zum Ausdrucken / Anpassen): Eltern_Info_Schulfunk.docx

Liebe Eltern und Sorgeberechtigte,

ab {{Startdatum}} nutzen Schule und OGS für die Kommunikation untereinander und mit Ihnen das Werkzeug Schulfunk. Dazu möchten wir Sie an dieser Stelle transparent informieren.

Was ist Schulfunk?

Schulfunk ist eine digitale Plattform für die Kommunikation in Schule und OGS – vergleichbar mit einer Mischung aus Klassenchat, schwarzem Brett und Krankmeldungs-Formular. Wir verwenden es zum Beispiel für:

• Mitteilungen der Klassenleitung an die Eltern einer Klasse
• Termine und Hinweise aus der OGS-Gruppe
• Krankmeldungen Ihres Kindes
• Akute Informationen wie kurzfristige Unterrichtsausfälle

Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Nutzung verarbeiten wir folgende Daten:

• Ihres Kindes: Vor- und Nachname, Klasse bzw. OGS-Gruppe, Anwesenheit und Krankmeldungen.
• Ihre eigenen Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Nachrichteninhalte.
• Technische Daten: Zeitstempel, Login-Daten, Lesebestätigungen.

Wenn Sie in einer Krankmeldung freiwillig Angaben zur Erkrankung machen, werden diese Angaben ebenfalls verarbeitet (Art. 9 DSGVO – Gesundheitsdaten). Sie sind nicht verpflichtet, eine Krankheitsursache anzugeben.

Auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Aufgaben von Schule und OGS (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 120 SchulG NRW und KiBiz NRW). Für Gesundheitsangaben in Krankmeldungen kommt Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO hinzu. Eine gesonderte Einwilligung ist daher nicht erforderlich.

Wer ist verantwortlich, wer ist Dienstleister?

Verantwortlich für die Verarbeitung ist {{Träger / Schul-/OGS-Leitung}}, Anschrift: {{Anschrift}}.

Als technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter) arbeiten wir mit Empennage – Inhaber Philipp Wolters, Winzerstr. 117, 53129 Bonn zusammen. Empennage stellt die Plattform Schulfunk bereit und betreibt sie auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Es existiert ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU findet nicht statt.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir löschen die Daten Ihres Kindes spätestens ein Schuljahr, nachdem es unsere Einrichtung verlassen hat. Krankmeldungen werden in der Regel zum Ende des laufenden Schuljahres + 1 Jahr gelöscht. Nachrichteninhalte werden nach spätestens 6 Monaten rollierend gelöscht, soweit nicht länger erforderlich.

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Den Widerspruch gegen die Nutzung von Schulfunk für Ihre Familie können Sie jederzeit formlos gegenüber {{Name, Funktion, E-Mail}} erklären. In diesem Fall stellen wir die Kommunikation auf einem alternativen Weg (z. B. Telefon, Brief) sicher.

Ansprechpartner

Bei Fragen wenden Sie sich an:

Schule / OGS: {{Name, Funktion, E-Mail, Telefon}} Datenschutzbeauftragte/r: {{Name, E-Mail}} Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, ldi.nrw.de

Mit freundlichen Grüßen

{{Schulleitung}} {{OGS-Leitung}}

Stand: {{Datum}} · Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie erneut.